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住民票と印鑑

転出証明書は引越しをする際に必要な大切な書類ですが、ほかの類似書類と正しく区別されている方は少ないかもしれません。そこでこの記事では、転出証明書とはどういった書類なのか、混同しがちな転出届・転入届・転居届と合わせて解説します。

転出証明書

転出証明書とは

現住所からほかの市区町村や国外に引越しをする場合は、現在住んでいる自治体に「転出」の届け出をする必要があります。この届け出のことを「転出届」といい、その際に交付される証明書が「転出証明書」です。

転出証明書は引越し先の市区町村で「転入」の届け出をする際に提出する必要があります。なお、国外に転出する場合や、マイナンバーカード・住民基本台帳カードを利用した転出届を行った場合、転出証明書は交付されません。

転出証明書に記載される項目は以下のとおりです。

  • 転出届出日
  • 転出予定日
  • 異動(移動)(転出)事由
  • 新旧住所
  • 新旧世帯主
  • 氏名
  • 生年月日
  • 性別
  • 続柄
  • 住所を定めた年月日
  • 戸籍の表示(本籍・筆頭者氏名)
  • 住民票コード
  • 国民健康保険の被保険者の資格の有無、及び退職者医療制度の資格の有無
  • 国民年金の基礎年金番号、取得年月日
  • 児童手当の受給状況
  • 介護保険・後期高齢者医療の被保険者の資格の有無

転出証明書の再発行

転出証明書を紛失してしまった場合は再発行が可能です。自治体によっては郵送での手配を行っています。また、申請するための書類が自治体のWebサイトに用意されている場合もあるので、申請時はまずWebサイトにアクセスして確認してみましょう。

転出届の手続き(転出証明書を受け取る)

転出届とは

転出届とは、現住所と異なる市区町村に住所を移す場合に提出する書類のことです。申請は原則として住所を異動(移動)する本人が行わなければなりませんが、代理人が委任状を持って提出することや、郵送での手続きも認められています。転出届が自治体に受理されると、前述した「転出証明書」が発行されます。

転出届には基本的に以下の項目を記載します。

  • 旧住所と世帯主名
  • 新住所と世帯主名
  • 転出予定日または転出日
  • 転出者の氏名
  • 転出者の生年月日
  • 転出者の続柄
  • 申請者の住所・氏名・連絡先電話番号

また、マイナンバーカードや住民基本台帳カードをお持ちの方は、転出証明書の発行を受けずにこれらのカードを利用した転出届の申請が可能です。こちらも届出は窓口か郵送で行えます。 

転出届の提出期限

転出届の提出は、転出日の前後14日以内に行うことと定められています。郵送でも申請できることを考えると、引越しが終わって新居で暮らし始めてからでも提出できるということがわかります。

しかし、郵送での対応は時間がかかるうえに、引越し先で転入の手続きと合わせて行うのはなかなか骨の折れる作業です。また、新居に引っ越してしばらくの間はダンボールの開封や部屋の整理などで忙しいものです。そのため、転出届の手続きは引越しを行う前に済ませておくことをおすすめします。

転出届の手続きで必要な物

転出届の手続きを行う際は、以下のものを準備しましょう。

  • 本人確認書類(運転免許証など)
  • 印鑑
  • マイナンバーカード又は住民基本台帳カード(交付を受けている場合)
  • 国民健康保険証や年金手帳(加入している場合)
  • 委任状(代理人が申請する場合)

国民健康保険に加入していて市区町村外に引越しをするという場合は、国民健康保険の資格喪失の手続きをしなければなりません。新しい自治体で再度国民健康保険証が発行されるので、前住所の国民健康保険証を返却する手続きを転出届と同じタイミングに行うとまとめて手続きを済ませることができます。

転入届の手続き(転出証明書を提出する)

転入届とは

転入届とは、ほかの市区町村から引っ越してきた際に新しい住所の役所で届け出る書類のことを指します。こちらも原則届け出を行うのは転入者本人となっていますが、やむを得ない事情がある場合は代理人が委任状を提出すれば対応可能です。

なお、転出の際に発行された転出証明書は、転入届の手続きを行うときに提出をするので忘れないようにしましょう。転入届に記載する項目は以下のとおりです。

  • 届出日
  • 異動(移動)日
  • 届出人氏名
  • 新住所・新世帯主
  • 旧住所・旧世帯主
  • 本籍地
  • 転入者の氏名
  • 転入者の生年月日
  • 転入者の続柄

マイナンバーカードや住民基本台帳カードによる転出手続きを行った場合は、転入届の手続きの際もデータによる照合が可能です。ただし、転出届と違い転入届は郵送での対応は行っておらず、直接役所で手続きを踏まなければならないので注意しましょう。

転入届の提出期限

転入届の提出期限は引越しをしたその日から14日以内です。転出届と違って引越し前に提出することはできません。

引越しの直後はどうしてもバタバタしがちですが、平日に役所へ赴くことが難しい場合でも土日に開庁している自治体もあるのでWebサイトを確認してみましょう。

転入届の手続きで必要な物

転入届の手続きを行う際は、以下のものを準備しましょう。

  • 転出証明書
  • 印鑑
  • 本人確認書類(運転免許証など)
  • マイナンバーカード又は住民基本台帳カード(交付を受けている場合)
  • 国民健康保険証や年金手帳(加入している場合)
  • 委任状(代理人が申請する場合)

転入届の手続きと平行して、国民健康保険や国民年金の加入の有無があるかどうかの確認と、ある場合はその手続きも行われます。国民健康保険証は、転入する本人が世帯主になる場合かつその世帯に国民健康保険加入者がいる場合に必要になるものです。

こちらも引越しから14日以内に変更を済ませておかないと、医療費が全額負担になってしまう恐れがあります。そのため、転入届と同じタイミングで変更申請をするのが安心です。新住所の自治体での加入が済むと、後日自宅に健康保険証が郵送されます。

転居届の手続き

転居届とは

「引越しはするけれど、同じ市内の近所に引っ越すだけ(自治体は同じ)」というパターンもあるでしょう。これまでご紹介した転出届と転入届が異なる市区町村への異動(移動)であったのに対し、転居届は同じ市区町村内で異動(移動)をする場合に利用する書類です。同一の市区町村内であれば転出届の手続きを行う必要がなく、転居届の手続きのみを行えば問題ありません。つまり、転出証明書を発行する必要もないのです。

また、市区町村外に引越しをする場合は印鑑登録の変更が必要になりますが、転居届の場合は自動的に新しい住所に登録されるため、改めて登録する必要もありません。

転居届は転入届と同じフォーマットを利用しているという自治体が多いようです。転入届と同じく、転入者全員の情報をしっかり記入するようにしましょう。

転居届の提出期限

転居届も転入届と同じく、転居をしたその日から14日以内に提出しなければなりません。また、転居する前に転居届を提出できないという点も同様です。

この届け出が期限内に終えられなかった場合、罰金を科されてしまう可能性があるので注意しましょう。

     転居届の手続きで必要な物

転居届の手続きを行う際は、以下のものを準備しましょう。

  • 本人確認書類(運転免許証など)
  • 印鑑
  • マイナンバーカード又は住民基本台帳カード(交付を受けている場合)
  • 国民健康保険証や年金手帳(加入している場合)
  • 委任状(代理人が申請する場合)

同一の市区町村とはいえ記載されている住所の変更があるため、マイナンバーカードや住民基本台帳カード、国民健康保険証などを一緒に持参すると変更の手続きがその場でできるため便利です。変更された各種本人確認書類は、後日郵送や再交付の連絡がありますので確認しておきましょう。

国民年金の変更は転出の際は不要ですが、転入・転居の際に行われます。こちらも国民健康保険や転入届などの手続きと同じく転居後14日以内に行うと定められているので、早めに済ませておきましょう。

転出届・転入届・転居届の出し忘れには注意

住民基本台帳には氏名・生年月日・性別・住所・世帯主との続柄などが記録されており、国民健康保険・国民年金・児童手当・選挙人名簿の登録など、さまざまな行政サービスを行ううえでの情報の基礎となっています。

転出届・転入届・転居届の届け出は、「住民基本台帳法」という法律に定められた国民の義務です。引越しをして住所を移した場合に速やかにその旨を届け出ないと、各自治体での行政サービスを適切に受けられない可能性があるため注意しましょう。

重要書類が新住所に届かない

届け出を失念していると、行政からの重要確認書類が旧住所に届けられてしまいます。特に納付書などの期限付きの書類が確実に届けられないと、確認に時間を要することになり、場合によっては納税が漏れてしまう恐れもあります。さらに、旧住所の物件に新しく入居があった場合、いつまでも自身宛ての書類が旧住所へ届いてしまうことになるため、プライバシーの流出の観点からも必ず届け出は行うようにしましょう。

選挙の投票ができなくなってしまう

前述のとおり、選挙人名簿は住民票をもとに作られています。そのため、手続きの変更がない場合や、手続きから一定期間経過しない場合は新住所に選挙の受付用紙は送られません。引っ越して間もない時期や住民票の移管手続きをしないうちに選挙があった場合、新住所を管轄する投票所での投票ができず、旧住所の投票所に行かなければいけない可能性があります。

確定申告ができなくなってしまう

確定申告は所得税や住民税などを支払う際に行う手続きで、主に自営業や副業などにより収入を得ている場合に行う必要があります。一方、勤務先で給与からあらかじめ天引きされている場合は確定申告をする必要がありません。
フリーランスや自営業などで毎年確定申告を行っているという方は、住民票の変更を行わなければ新住所の自治体での確定申告ができません。この場合、わざわざ前住所の税務署まで出向いて行う必要が出てきてしまいます。

なお、これらのデメリットだけでなく、もしも正当な理由なく届け出を行わなかった場合は5万円以下の罰金が科せられてしまうので、届け出のし忘れには注意しましょう(住民基本台帳法第53条)。

まとめ

引越しをする際には、各自治体でさまざまな手続きが必要になります。さらに、引越し先が同じ市区町村か県外やほかの市区町村になるかによって、手続きの内容が変わるのもポイントです。

役所で行う手続きというとどうしても手間がかかってしまいそうと考えがちですが、この記事に記載されたポイントと持ち物をおさえておけば、届け出自体はそれほど煩雑な作業ではありません。把握しておくべき重要なことは、これらの手続きに提出期限が設けられているという点です。引越しの前後の期間は誰もが忙しくなりがちですが、適切な期間内に正しく届け出をして新居での暮らしを始めましょう。